기록물 분류체계 구축 및 비전자기록물 정리사업

용역 제안요청서

1		용역 개요

가. 용 역 명: 기록물 분류체계 구축 및 비전기록물 정리사업 용역

나. 목    적

□ 표준화된 기록물 분류체계 구축으로 기록물 생산 단계에서 업무별 보존기간, 열람범위 등에

대한 명확한 기록물 관리체계 정립

□ 재단 보유 비전자기록물 전수조사 및 정리·목록화를 통해 보유 기록물의 정확한 현황 파악 및

장기적·체계적 관리방안 마련

□ 분류체계 구축을 통한 기록물 정리를 실시하여 디지털아카이브 자료 제작 및 활용

다. 용역기간: 착수일로부터 5개월

라. 기초금액: 금50,000,000원(추정가격 금45,454,545원 / 부가가치세 금4,545,455원)

마. 과업장소: 재단법인 의정부문화재단(경기도 의정부 의정로1)

바. 입찰방식: 2인 이상 견적 수의계약

2		세부 과업내용

가. 기록물 분류체계 구축

□ 기록물 분류체계 구축

□ 재단 現조직도 기준 6개 처리부서

□ 기록물관리 환경(규정, 업무 프로세스 등) 및 현황 조사분석

□ 기록물 분류체계 구축 세부계획 수립

□ 처리부서별 업무기능 분석 및 단위업무 도출

□ 단위과제 설명을 포함한 분류체계 초안 작성 및 피드백을 통한 보완

□ 재단 현황조사 및 생산부서별 인터뷰(온라인/오프라인) 등 의견조회

□ 기록물 관리기준 수립

□ 업무기능 분석에 따른 단위과제 및 단위과제카드 기록물 관리기준 수립

□ 업무설명, 보존기간, 보존기간 책정사유, 공개여부 등 포함

□ 기록물 분류체계 운영기준 및 보존기간 책정기준, 공개구분 설정기준 등 수립

□ 매뉴얼·지침서 작성 및 교육 시행

□ 기록물 분류체계 실무 적용을 위한 직원 매뉴얼·지침서 작성 및 배포

□ 부서 업무담당자 대상기록물 분류체계 적용 방법 교육(1회)

나. 비전자기록물 정리

□ 사전 계획 수립 및 대상기록물 선정

□ 보유기록물의 현황 파악(위치·양·유형 등)을 통한 추진계획 및 일정 수립

※ 관련 법령과 표준, 국가 지침 등을 기준으로 세부 작업 방법 계획 및 수행

□ 전수조사 및 기록물 보유현황 목록 도출

□ 작업공간 확보 및 대상기록물 정보 확인

□ 문서고 및 생산부서 목록화 자료에 대한 기록물 적합성 판정 및 선별

※ 원본/사본, 기록물과 일반자료 구분, 기록물 등록대상을 제외한 일반자료 및 폐기물 처분

□ 대상기록물 현황 파악 ⇒ 식별번호 레이블 부착 ⇒ 기록물철 목록 작성

□ 목록 작성 시 조사항목은 아래의 요소들을 포함하되, 업무활용도 제고를 위하여 협의를

통하여 필요한 항목을 추가할 수 있음

< 기록물 보유현황 목록(예시)>

생산 부서	생산연도		기록물철 명	수량	보존위치	상자번호	보존기간	종류	비고
	시작	종료
①	②		③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨

□ 기록물(철) 보존기간 재책정

□ 보존기간 부여 과정에서 기록물 분류체계 및 보존기간 등의 적정성 여부를 심사 할 수 있는

전문인력(기록물관리전문요원)을 투입하여 보존기간 재책정 실시

□ 보유기록물 전체에 대해 보존기간을 책정하며 보존기간 미존재 기록물은 원활한 평가·폐기

업무지원을 위하여 본 용역을 통해 구축되는 기록물 분류체계를 고려한 보존기간 책정 진행

□ 보존기간 책정 시 기록물 생산 시점의 발주기관 규정 및 지침 등을 고려하여 책정되어야

하나, 작업이 어려울 경우 발주기관과 협의하여 공공기록물, 국가기록원 표준·지침 등을 적용

하여 기간 책정 실시

□ 최종 산출 및 성과품 제출

□ 전체 완료 수량의 최소 5% 이상에 대한 표본검사를 실시하고, 결함발견 시 재작업 및 시정

조치(표본검사 수량은 발주기관과 협의 후 결정)

□ 전체 직원 대상으로 교육 1회 진행

□ 최종검수 완료 후 기한 내 성과품 제출

구 분	성과품 내용	수량	단위
비전자기록물 전수조사	비전자기록물 전수조사 현황 및 보유기록물 목록	1	부
	문서고 기록물 배치도 및 부서별 문서 배치 현황	1	점
	최종검수 및 표본검사 결과서	1	부
사업관리	착수보고서(사업수행계획서)	1	부
	최종 결과보고서 (아래 내용은 무조건 포함) - 기록물 분류체계 구축 관련 전체자료 · 기록관리기준표 또는 기록물 분류체계(안) · 기록물 운영기준(안) ※ 기록물 보존기간 책정기준, 공개구분 설정기준 기록물 열람범위 등 포함 · 기록물 관리기준 및 분류체계 적용 지침서 또는 교육자료	3	부
USB	기록물분류체계 구축, 비전자기록물 전수조사, 사업관리 관련 사업자료	3	개
기타	기타 재단이 청하는 자료(계약 관련 서류 등)	1	부

다. 기록관리 체계 수립 컨설팅

□ 재단의 기록관리 인식 및 역량강화를 위한 기관요구에 따른 지속가능하고 체계적인 기록관리   를 위해 조직, 프로세스 등 전반에 대한 컨설팅 실시

□ 주요내용

- 재단현황 / 기록물관리 규정(안) / 기록물분류체계(안) / 디지털아카이브 수집방안 등

3		용역 수행지침

가. 과업의 일반지침

□ 본 과업수행자는 신의성실의 원칙아래 최선의 노력을 기울여야 하며, 계약기간 이내에 사업을   완료한다.

□ 수행과정에서 여건변동 또는 재단의 불가피한 사정에 의하여 내용의 일부를 변경할 때에는 재   단은 보완 및 변경을 요구할 수 있으며, 과업수행자는 이를 재단과 협의하여 보완, 요청 기일   내에 제출하여야 한다.

□ 과업수행자는 과업 수행 기간 중 주간업무보고를 실시하며, 과업수행 완료 후 최종결과보고서   를 제출하여야 하는 재단의 요구가 있을 경우 별도의 진행상황을 보고할 수 있다.

□ 과업수행자의 귀책사유로 각 세부 사업결과물의 수정·보완의 필요성이 제기되었을 경우 과업수   행자의 부담으로 즉시 조치하여야 한다.

□ 과업수행 과정에서 수행사가 제3자에게 피해를 주었을 경우에는 수행사가 그 피해 일체를 부   담하여야 한다.

나. 과업수행 인력 구성 요건

□ 원할한 사업수행 및 관리, 전달체계 확보를 위해 과업자는 계약 체결 후 전체 또는 부문별 과업책임자를 임명하여 책임 수행하며, 과업책임자(PM) 및 전담인력은 변경할 수 없다.

□ 전담인력은 재단이 별도 요청하지 않는 한 계약기간 중 교체없이 근무함을 원칙으로 하되, 자   연재해 및 인재 등의 사유로 인하여 출근이 어려울 경우 재단의 승인을 받아 교체 가능하다.

□ 재단은 전담인력의 불성실 또는 기준미달 등을 이유로 교체를 요구할 수 있고, 요구한 날부터   10일 이내에 교체하여야 한다.

□ 과업책임자(PM)는 연구원급 이상으로 하되, 동일과업 경력자에 한한다.

□ 과업수행인력 중에는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제78조에 해당하는 기록물관리전문요원   을 1인 이상 포함하되 입찰등록일 현재 제안업체 자사 인력이어야 한다.

□ 과업수행 인력은 학술연구용역 인건비 기준단에 의한 등급기준에서 정하는 등급별 적격자여야   한다.

다. 과업수행 조건

□ 과업자는 과업수행에 따라 생산되는 관련 자료 및 기록에 대해 재단의 승인 없이 타인에게

제공·대여 등을 할 수 없으며, 사업 완료 후 반납하여야 한다.

□ 본 과업수행에 필요한 장소는 재단과 상호협의하여 결정하고 과업 추진에 필요한 장비와 도구   (SW 포함)는 수행사 부담으로 확보하여야 한다.

□ 과업의 효율적 이행을 위해 필요한 경우, 그 사유 및 기간 등을 정하여 재단의 승인을 받은    후 작업장소 이외에서도 근무하게 할 수 있습니다.

□ 과업수행 과정 중 발생하는 문제점은 재단과 충분히 협의하여 조정·보완하여야 한다.

라. 과업진행보고

□ 과업진행 보고는 착수보고, 중간보고, 최종보고로 구분 실시하며, 소요비용은 수행사가

부담한다.

□ 착수보고: 계약일로부터 7일 이내에 과업 목표 및 범위, 추진일정 및 인력투입 계획 등

구체적으로 제시한 착수보고서를 작성·제출

□ 중간보고: 주간 진도보고를 매주 정해진 일자에 제출

□ 수시보고: 원활한 과업 추진을 위해 재단에서 요청 시 별도 보고

□ 최종보고: 용역사업 완료 7일 전에 과업결과의 최종 산출물에 대한 초안 및 사전 협의 보고

※ 최종산출물을 제출하기 전에 최종보고회를 실시하며 이때 추가 요구된 검토의견을 반영하여 보완된 최종보고서 작성

□ 과업진행보고와 관련하여 상기 사항은 변공 가능하며, 재단과 협의 후 진행한다.

□ 과업수행 중 재단은 사업 진행 경과 및 성과에 대한 보고와 협의, 평가를 과업수행자에게

요구할 수 있으며, 이 경우 과업수행자는 이에 응하여야 하고 그 협의 결과를 과업수행에

적극 반영하여야 한다.

마. 과업산출물

□ 착수보고서: 착수일로부터 7일 이내

□ 중간보고서 및 수시보고서

□ 최종보고서: 계약종료일 이내 제출

□ 모든 산출물은 종이 보고서와 편집이 가능한 전자 파일 모두 제출

□ 최종결과보고서는 USB(PDF파일 및 편집 가능한 형태의 파일 각 1부 – 총 3개)에 별도 제출

바. 과업 보안대책

□ 본 용역착수시 수행사 및 투입인력은 업무수행 착수와 동시에 보안서약서 등 재단이 요구하는   서류를 제출하여야 한다.

□ 본 과업에 대한 모든 서류, 자료 등은 과업에 관련되지 않는 목적으로 사용할 수 없으며,

재단의 사전승인 없이 타인에게 제공 또는 대여할 수 없다

□ 참여 인력 변경 시에는 인계인수를 철저히 하고, 과업 내용의 유출을 방지하도록 하여야 한다.

□ 기타 보안과 관련된 사항을 재단이 요구하는 경우에는 이에 따라야 한다.